Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Frank Nitze Consulting, Inhaber Frank Nitze
Georgstr. 50B, 30159 Hannover
E-Mail: support@votara.io

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu bestellen, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG derzeit nicht erfüllt sind. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. a (Einwilligung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse).

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Fristen von bis zu zehn Jahren) entgegenstehen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Anwendung wird bei der Hostinger International Ltd. auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Bei jedem Aufruf werden automatisch Informationen in Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, IP-Adresse und Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifizierung einzelner Personen ausgewertet. Die Logfiles werden im Rahmen der laufenden Log-Rotation regelmäßig überschrieben und nur so lange vorgehalten, wie es für einen sicheren Betrieb und die Fehleranalyse erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies

Wir verwenden Cookies in zwei Kategorien.

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich; eine Einwilligung ist hierfür nicht nötig (Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. unserem berechtigten Interesse an einem funktionsfähigen Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Einzelnen:

• Anmelde-/Session-Cookies (Supabase Auth) — halten Ihre Anmeldung im Dashboard aufrecht.
• Teilnehmer-Cookie (votara_s_…, 365 Tage) — ordnet anonyme Umfrage-Teilnahmen einem Gerät zu, damit bereits gegebene Antworten wiedererkannt und bearbeitet werden können. Enthält nur eine zufällige Kennung, keine personenbezogenen Daten.
• Sprach-Cookie (lang) und Theme-Cookie (theme) — speichern Ihre Oberflächen-Einstellungen.
• Einwilligungs-Cookie (votara_consent, 12 Monate) — speichert Ihre Entscheidung über die Werbe-Cookies, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen.

Cookies zur Reichweitenmessung und Online-Werbung setzen wir ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung ein, die Sie über unser Cookie-Banner erteilen oder ablehnen können (Rechtsgrundlage § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung werden keine solchen Cookies gesetzt. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Reichweitenmessung und Online-Werbung mit Google Ads“. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung des Dashboards ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihren angegebenen Anzeigenamen und ein Profilbild. Die Anmeldung erfolgt passwortlos (per Magic-Link-E-Mail, Google- oder Microsoft-Login). Die Authentifizierung erfolgt über eine von uns selbst betriebene Komponente auf Basis der Open-Source-Software Supabase/GoTrue, die auf unseren Servern in der EU läuft; eine Übermittlung an Supabase Inc. findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie sich über Google oder Microsoft anmelden, werden Sie zur Authentifizierung an den jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Dabei verarbeiten die Google Ireland Ltd. bzw. die Microsoft Ireland Operations Ltd. die für die Anmeldung erforderlichen Daten in eigener Verantwortung; es gelten ergänzend deren Datenschutzhinweise. Wir erhalten von dort nur die zur Kontoerstellung nötigen Angaben (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und a DSGVO).

Bei Kontolöschung werden Ihre Daten nach einer Export-Frist von 30 Tagen vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Umfrage- und Teilnehmerdaten

Als Betreiber stellen wir die Plattform bereit, mit der unsere Kunden eigene Umfragen erstellen und durchführen. Bezüglich der dabei von Teilnehmern erhobenen Daten ist der jeweilige Kunde (Umfrage-Ersteller) Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Anonyme Umfragen

Bei anonymen Umfragen werden keine personenbezogenen Daten der Teilnehmer erhoben — lediglich ein zufälliges Cookie zur Wiedererkennung des eigenen Geräts (siehe Abschnitt 4).

Eingeschränkte (registrierte) Umfragen

Bei eingeschränkten Umfragen verarbeiten wir die vom Kunden hinterlegten E-Mail-Adressen der eingeladenen Teilnehmer, um personalisierte Einladungs-Links zu versenden und Mehrfachteilnahmen zu verhindern. Eine Teilnahme erfolgt erst nach ausdrücklicher Einwilligung der teilnehmenden Person.

Besondere Kategorien von Daten

Die Plattform ist nicht auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ausgelegt. Sofern ein Kunde über Freitextfelder dennoch solche Daten erhebt, liegt dies in seiner alleinigen Verantwortung als Verantwortlicher.

7. KI-gestützte Freitextanalyse

Freitext-Antworten aus Umfragen werden zur thematischen Clusterung und Auswertung an die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI übermittelt. Es werden ausschließlich die Antworttexte verarbeitet, keine Identifikationsdaten der Teilnehmer. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum); über die API übermittelte Daten werden nach den Zusicherungen von OpenAI nicht zum Training von Modellen verwendet. Soweit dabei eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist diese durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber unseren Kunden bzw. deren berechtigtes Interesse an der Auswertung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO) ist damit nicht verbunden; die KI-Auswertung dient allein der thematischen Aufbereitung der Antworten.

8. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Bei einem Kauf werden die zur Abwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsmittel) direkt von Stripe verarbeitet. Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe eingegeben und gespeichert, nicht bei uns. Soweit dabei eine Übermittlung an die Stripe, Inc. (USA) erfolgt, ist diese durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. E-Mail-Versand

Transaktionale E-Mails (z. B. Anmelde-Links, Umfrage-Einladungen, Benachrichtigungen) versenden wir über den Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA). Der Versand erfolgt über eine Rechenzentrumsregion innerhalb der EU (Irland). Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt verarbeitet; soweit dabei eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist diese durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Kommunikation.

10. Änderungsprotokoll (Audit-Log)

Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen innerhalb eines Arbeitsbereichs protokollieren wir Bearbeitungsvorgänge (z. B. Anlegen oder Ändern von Fragen und Einstellungen, Starten und Beenden von Durchläufen). Dabei werden der handelnde Akteur (E-Mail-Adresse bzw. Nutzerkennung), ein Zeitstempel, die Art der Aktion sowie die geänderten Werte gespeichert. Dieses Protokoll wird tarifübergreifend für alle Konten geführt; die Einsicht ist Business-Kunden vorbehalten. Die Einträge werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses, längstens jedoch 24 Monate, gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von Änderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung.

11. Hilfe-Chatbot „Vera“

Im Dashboard bieten wir eingeloggten Kunden einen Hilfe-Chatbot („Vera“) an, über den Sie Fragen zur Bedienung stellen können. Vera ist eine Eigenentwicklung und läuft auf unserer eigenen Infrastruktur; die zugrunde liegende Hilfe-Wissensbasis wird auf unseren Servern in der EU vorgehalten. Zur Beantwortung wird Ihre eingegebene Frage an die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI übermittelt, um daraus eine passende Antwort auf Basis unserer Hilfe-Dokumentation zu erzeugen (siehe auch Abschnitt 7); eine etwaige Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert. Kann Vera Ihre Frage nicht aus der Wissensbasis beantworten, leiten wir die Frage zusammen mit Ihrem Login-Namen (E-Mail-Adresse) an unseren Support (support@votara.io) weiter, um Ihnen persönlich zu antworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Nutzerunterstützung bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f und b DSGVO).

12. Kontaktaufnahme über Formulare

Wenn Sie unser Kontakt- oder Enterprise-Formular nutzen oder uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben (insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Gleiches gilt, wenn der Hilfe-Chatbot „Vera“ eine Frage nicht beantworten kann und wir sie zusammen mit Ihrem Login-Namen an unseren Support weiterleiten (siehe Abschnitt 11). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen bzw., bei vertragsbezogenen Anliegen, die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f und b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) besteht. Bei Übermittlungen in Drittländer sind geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln) vereinbart:

• Hostinger (Hostinger International Ltd.) — Server-Hosting/Infrastruktur in der EU. Auf dieser Infrastruktur betreiben wir auch unsere Datenbank und die Authentifizierung als selbst-gehostete Software (Supabase/GoTrue); diese verarbeiten Daten ausschließlich auf unseren Servern in der EU, eine Übermittlung an Supabase Inc. findet nicht statt.
• Stripe — Zahlungsabwicklung (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; Übermittlung an Stripe, Inc., USA, Standardvertragsklauseln).
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails (Übermittlung USA, Standardvertragsklauseln).
• OpenAI — KI-gestützte Freitextanalyse und Hilfe-Chatbot „Vera“ (Übermittlung USA, Standardvertragsklauseln).

14. Reichweitenmessung und Online-Werbung mit Google Ads

Wir bewerben unser Angebot über Google Ads und setzen dafür das Conversion-Tracking von Google ein (Website-Tag „gtag.js“). Damit messen wir, ob eine über eine Google-Anzeige gewonnene Sitzung zu einer Registrierung oder einem Kauf führt. Ein allgemeines Web-Analyse-Tool (z. B. Google Analytics) setzen wir nicht ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Einsatz nur mit Einwilligung (Google Consent Mode v2). Ohne Ihre Einwilligung werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten zu Werbezwecken verwendet; Google erhält allenfalls anonyme, cookielose Signale. Erst nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner setzt Google Cookies (insbesondere _gcl_au, Speicherdauer bis zu 90 Tage) und verarbeitet Daten, um eine Conversion Ihrem Anzeigenklick zuzuordnen. Verarbeitet werden dabei insbesondere die Cookie-Kennung, die aufgerufenen Seiten sowie — bei einem Kauf — der Bestellwert. Eine Zusammenführung mit einem Google-Konto nehmen wir nicht vor.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Datenübermittlung in die USA. Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln. Diese ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Für die eigene Verarbeitung durch Google ist Google eigenständig bzw. gemeinsam verantwortlich; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy sowie in den Anzeigeneinstellungen unter adssettings.google.com.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß (öffnet das Banner erneut) oder durch Löschen des Cookies votara_consent in Ihrem Browser. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

15. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

16. Erforderlichkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für die Nutzung des Dashboards ist jedoch die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich, da wir ohne sie kein Nutzerkonto bereitstellen und keine passwortlose Anmeldung ermöglichen können. Die Teilnahme an anonymen Umfragen ist hingegen ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Stellen Sie erforderliche Daten nicht bereit, können Sie die jeweils davon abhängige Funktion nicht nutzen; sonstige Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Recht auf Löschung (Art. 17)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an support@votara.io.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.